La méthode Kaizen

Qu’est-ce que la méthode Kaizen ?

La méthode Kaizen (Kai: changement, Zen : meilleur) est aujourd’hui très connu dans le monde de la productivité en entreprise, car elle est notamment à la base des méthodes Agile ou du Lean Management.

Elle nous vient du Japon, où elle a fleuri chez Toyota après la seconde guerre mondiale. C’est notamment grâce à elle que le Japon a pu se reconstruire, en implémentant cette méthode dans les entreprises.

En quoi consiste cette méthode qui fait semble-t-il des miracles ?

Elle se base sur un état d’esprit très simple : un travail continue par des petites améliorations répétées nous emmène plus loin qu’un gros changement radical. C’est en réalité cet état d’esprit qu’il faut retenir, qui peut être réutilisé dans beaucoup d’autres situations.

Ensuite, la méthode Kaizen utilise certains principes de base pour mettre en place un système qui reflète l’état d’esprit Kaizen, comme par exemple le fait de se remettre toujours en question, de chercher à trouver la cause des problèmes et de hiérarchiser les changements.

Pourquoi est-elle importante ?

La méthode Kaizen et même l’état d’esprit Kaizen n’ont pour moi pas grand chose de révolutionnaire : cela tombe même sous le sens de chercher à trouver la cause d’origine du problème, ou de prioriser les tâches. Mais malgré sa simplicité, la méthode Kaizen a tout de même beaucoup à offrir.

Pour moi la puissance de cette méthode ne vient pas du fait de l’appliquer bêtement à tous nos problèmes, mais d’utiliser cet état d’esprit pour contrebalancer notre tendance naturelle (ou en tout cas la mienne) à partir très vite et fort sur les objectifs que nous nous sommes lancé.

Pour reprendre un exemple simple, lorsque quelqu’un se lance le défi de courrir un marathon, alors qu’il n’a pas fait de sport depuis un certain temps, il est assez évident qu’il ne va pas pouvoir se lancer directement sur un parcours de 42km.

Et pourtant, pour certains projets c’est exactement ce que nous avons tendance à faire, sous le feu de l’excitation et de la motivation nous partons en sprint. Et ce n’est pas la meilleure façon de faire.

Mais l’esprit Kaizen apporte bien plus que ça.

J’ai eu tendance à croire que le talent et les capacités étaient acquises, et que si je bloquais sur un exercice pendant plus d’une heure, alors je n’arriverais pas à le résoudre sans aide. Et je suis passé à côté de cet état d’esprit Kaizen qui m’aurait fait travailler sur des exercices par niveaux jusqu’à y arriver.

Dans son Ted Talk, Angela Lee Duckworth souligne que la clé du succès chez les étudiants n’a rien à voir avec le talent, mais avec la ténacité et la persévérance.

TED Talk de Angela Lee Duckworth

L’idée que nos capacités évoluent en faisant face à des défis, ce qu’elle appelle le Growth Mindset, est en réalité très proche de l’état d’esprit Kaizen : des petits défis permettent de nous faire croître progressivement pour réaliser des objectifs plus grands et plus lointains.

Et voilà ce que j’en ai tiré ces derniers mois : la méthode Kaizen m’a permis non seulement d’aller plus loin dans mes objectifs, mais m’a aussi permis de voir plus grand, de garder ma motivation plus longtemps, et finalement de ressentir un plus grand sens d’accomplissement.

Life is a marathon, not a sprint

Angela Lee Duckworth, Ted Talk

La méthode Kaizen appliquée à son travail

Pour mettre en place la méthode Kaizen dans sa vie, je pense qu’il faut déjà s’imprégner de son état d’esprit : ne pas chercher à changer toute notre façon de faire pour l’intégrer dedans.

Le mieux est de le faire par étape, en regardant où l’on bénéficierait le plus de prendre notre temps et de progresser plus en profondeur. Je vous propose de vous donner l’exemple de la façon dont je l’ai intégrée jusqu’ici dans la réalisation de mes projets.

Je me suis fortement inspiré d’Ali Abdaal, que j’ai présenté récemment dans la newsletter, et de sa vidéo sur le Second Brain. Dans les idées qu’il présente il y a notamment celle des Slow burns: les slow burns (littéralement à dépense lente) sont des petits exercices qui nous font travailler sur l’endurance et opposés au Heavy lifting (ittéralement portée de poids lourds). Ça devrait vous rappeler un peu la méthode Kaizen, non ?

Il l’utilise surtout avec ce qu’il appel les Intermediate Packets (paquets intermédiaires, promis c’est le dernier acronyme). Il s’agit simplement de découper tous ses projets en paquets de taille de 1 heure de travail environ (ou moins selon vos besoins).

Par exemple au lieu de se fixer une après-midi entière pour travailler sur sa dissertation, un bachelier pourrait simplement découper la tâche en plus petits exercices et les répartir sur son planning : faire un plan détaillé des idées, écrire la première partie, puis la deuxième, faire une recherche sur ceci ou celà, conclure, relire… Histoire de ne pas commencer son créneau de 4h de dissert le moral dans les chaussettes.

Cela permet également de faciliter la gestion de projets en parallèle (vous me suivez, cette méthode m’a facilité la vie plus que je ne pouvais l’imaginer).

C’est en fait ce que j’utilise pour mon blog depuis maintenant un ou deux mois : je n’écris pas les articles ou la newsletter de but en blanc à partir de rien. Je note déjà des idées qui me viennent par hasard dans mes lectures, je note des références d’articles ou vidéos qui m’ont donné des idées ou qui font le lien avec les idées que j’ai déjà. Ensuite je catégorise ces idées soit en sujet d’article, ou en histoire pour la newsletter, ou bien en petite histoire ou citation, etc.

Si bien qu’à la fin quand je me dis “ah il faut que je publie un article cette semaine !”, et bien j’ai déjà quelques sujets d’articles dans lesquels piocher, avec des références, et parfois même déjà rédigés !

Typiquement j’écris ces lignes le 23 janvier 2021, dans un sujet d’article sur lequel je collecte des références depuis un mois, et je ne le publierais probablement que dans une ou deux semaines. Je prend avec cette méthode beaucoup d’avance sur mes projets de publication, et cela avec des petits efforts ponctuels disséminés dans ma semaine.

Cet exemple d’application de la méthode Kaizen ne vous parle pas ?

Je peux aussi simplement vous recommander de découper vos objectifs en étapes intermédiaires, puis en étapes plus petites, jusqu’à arriver à des objectifs qui ne pernnent que quelques heures à réaliser !

Vous pourrez comprendre un peu mieux cette idée de décomposition d’objectif de cet article sur la définition d’objectifs. C’est un article de juillet 2020, autant dire que l’idée qui a eu le temps de faire ses preuves !

Bonus : pour aller plus loin

Tout au long de l’article j’ai fait des parallèles entre la méthode Kaizen et pleins d’autres ressources que j’avais déjà consulté, j’ai relié des points entre eux. C’est sincèrement la tâche la plus dure à faire face à de nouvelles idées, mais celle qui rapporte le plus sur le long terme car elle permet d’intégrer ces idées dans son propre système. En un sens, c’est la meilleure façon d’aborder l’esprit Kaizen !

Et pour vous donner un petit coup de pouce, je vous renvoie à un autre point que vous avez peut-être déjà vu sur le site.

On a vu avec l’état d’esprit Kaizen qu’il était important de rechercher une progression en profondeur, plus lente, plutôt qu’un grand saut en surface. Ce principe-là me rappelle beaucoup un principe du livre So good they can’t ignore you, sur lequel j’ai écris un article l’année dernière. C’est le principe le la pratique dévouée (dedicated practice en anglais), un principe présent dans plusieurs autres livres de développement personnel. Finalement tout se croise, je suis en train de faire une vraie toile d’araignée ma parole !

Je vous recommande encore une fois ce livre qui répond à la question “qu’est-ce que tu veux faire plus tard” d’une façon assez pragmatique et originale. Mais prenez-le petit à petit, au lieu de tout lire d’une traite, Kaizen oblige !

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