La Matrice d’Eisenhower

Où l’art de savoir quoi faire

Dans la 16ème édition de la newsletter, je parlais de la philosophie de la productivité :

“faire les bonnes choses, faire les choses bien, et gagner en efficacité”. (Do the right thing, do the things right, and do them faster).

Aujourd’hui je vous montre un outil ultra-connu pour la première étape de la productivité, faire les bonnes choses, qui est certainement la plus importante.

👉 Faire les bonnes choses, ça veut dire faire des choses qui sont rentables pour vous et ça peut aussi signifier faire les choses au bon moment. Il y a alors la gestion du temps, et la gestion de priorités.

Vous avez déjà entendu parler de la Matrice d’Eisenhower ?

À la fin de cet article vous saurez comment l’utiliser, quelles sont ses limites, et comment la raffiner pour vos besoins.

💡 Ultra-connue, mais mal utilisée. Vous pourrez trouver des dizaines de guides sur la Matrice d’Eisenhower et comment l’utiliser, mais cet article va plus loin. Au-delà du principe de base de la Matrice, je cerne les limites et je vous donne des petites variantes pour l’utiliser au mieux !

La Matrice d’Eisenhower

La Matrice d’Eisenhower tient son nom de l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower, qui siège probablement sur le trône des noms de président les plus classes.

“Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important”.

Dwight D. Eisenhower

Sorti de son contexte on aurait très bien pu attribuer cette citation à n’importe qui, mais bon faut que ce soit mémorable, alors on a trouvé quelqu’un de classe qui a dit ça à un moment entre deux courses.

L’outil en question est un outil pour classer ses tâches en importances et/ou urgences, le but est de les traiter différement pour gagner du temps et gérer ses priorités. Voilà le peu de chose qu’en dit wikipedia.

Voyons un peu plus comment elle fonctionne.

Décomposer la matrice

La Matrice d’Eisenhower, schéma d’Organisologie

Faisons simples.

Vous partez d’une liste de choses à faire, le mieux est qu’elle contienne TOUT ce que vous devez faire (du perso au pro, en passant par les obligations envers votre 3ème cousin, l’anniversaire de la petite voisine, et l’appel avec mamie ce week-end).

Vous tracez sur une feuille (ou sur un tableur quelconque pour les amateurs du numérique) une matrice 2,2 avec en colonnes “Non-urgent” et “Urgent”, et en lignes “Non-important” et “Important”.

📌 Si ça vous plaît vous pouvez même rajouter des petites couleurs et des emotes ! Dans l’idée chaque case à une valeur différente des autres alors attendez plutôt de savoir à quoi elles correspondent avant 😉.

Maintenant affairez-vous (à ferrez vous?) à placer chacune de vos tâches et obligation dans cette matrice. Rien de compliquer a priori : ce qui est urgent va dans la colonne “Urgent”, ce qui est important va dans la première ligne, etc.

→ En réalité certaines tâches peuvent être compliquée à classer, on y reviendra justement ensuite, mettez-les donc de côté !

Utiliser chaque bloc

Jusque là vous avez une matrice remplie, mais si vous ne savez pas l’utiliser, c’est aussi utile que le dessin que vous avez fait pour la fête des mères lorsque vous aviez 5 ans.

Comme je l’ai dit, la logique de l’outil est de savoir comment gérer son temps et gérer ses priorités, notamment la différence entre Urgent et Important. Donc vous l’aurez compris chaque cellule de la matrice va demander une gestion différente.

  • La cellue Important-Urgent (I-U) va demander de placer la tâche en priorité, c’est ce que vous allez faire en premier. Dans l’idéal, vous voudrez réduire la taille de cette cellule au minimum, tout simplement parce qu’elle génère du stress. Pour des tâches équivalentes, autant les faire sans pression non ?
  • La cellule Non important-Urgent (NI-U) signifie que vous devez faire quelque chose qui n’a pas d’intérêt pour vous (et qu’en plus on vous met la pression). Ici vous avez le choix soit de le faire directement si ce n’est pas trop long, soit de déléguer cette tâche à quelqu’un d’autre ou de l’annuler (vous décommander).
  • La cellule Important-Non urgent (I-NU) est la meilleure, la crème de la crème. Il s’agit ici de planifier et de travailler sur les choses qui comptent pour vous sans pression. Dans l’idéal toutes vos tâches sont dans cette cases.
  • Enfin la cellule Non important-Non urgent (NI-NU), et bien c’est tout simplement des tâches à reporter voir à annuler. Certaines de ces tâches reviennent en boucle : faire les courses, faire la vaisselle, jeter la poubelle… Dans l’idéal il faudra trouver un moyen de déléguer ces tâches, ou bien de les rendre beaucoup plus efficace.

Vous savez maintenant comment utiliser votre matrice bien remplie !

Dans le principe c’est un bel outil qui vous dit rapidement ce que vous devrez faire en premier, et vous permet aussi de faire attention aux engagements que vous prenez (est-ce que c’est important ?, est-ce que c’est vraiment urgent ?). En principe.

En pratique la matrice d’Eisenhower est plutôt difficile à utiliser, parce qu’elle demande beaucoup d’auto-discipline.

Même si vous avez une tâche Importante et Urgente cela ne veut pas dire que vous serez motivé(e) à la faire…

Mais il y a pire : nous n’avons toujours pas casé les tâches difficiles à classer.

Je paris que si vous n’avez pas réussi à les classer, c’est parce que vous ne saviez pas démêler la partie urgente et la partie importante dans la tâche.


Important, urgent, quelle différence ?

Même si la Matrice d’Eisenhower paraît simple et facile d’utilisation, en réalité elle se base sur deux notions qui posent beaucoup de problèmes dans l’utilisation au quotidien : l’importance et l’urgence.

Il m’arrive encore parfois de mettre dans la ligne “Important” des choses qui ne m’apportent rien, mais qui ne sont pas évitables (ex. un examen). Et d’ailleurs plus la date s’approche plus je considère la chose comme importante. J’en viens à confondre urgent et important.

Et puis il y a aussi les projets où le responsable va imposer des deadlines (lire dates de rendu) très proche, inutilement, et me voilà avec une nouvelle entrée dans la colonne “Urgent”…

Urgent pour soi, urgent pour les autres

Maintenant je raisonne avec deux échelles : l’urgent pour moi, l’urgent pour les autres. Ce qui fait que je rajoute une case en bas à droite pour avoir :

“Non urgent” – “Urgent pour moi” – “Urgent pour les autres” sur la ligne du bas.

Ma version de la Matrice d’Eisenhower

Dans la case “Urgent pour les autres” je case toutes les tâches typiquement scolaires ou professionnelles avec l’urgence de/pour quelqu’un d’autre, mais qui n’ont aucun rapport avec ce qui est important pour moi. Importance et urgence sont alors déconnectées, d’où le fait de la mettre uniquement sur la ligne “Non-Important” en bas.

Je classe alors dans la ligne du bas les deadlines imposées par d’autres dans la dernière case, et les deadlines que je m’impose ou imposées par l’extérieur (loi, contrats, météo…) dans la case du milieu.

La case du milieu fonctionne alors comme précédemment, je cherche à déléguer ou à faire en priorité pour m’en débarasser. Je peux aussi, si je me la suis imposée, reconsidérer l’urgence de la tâche. Plus cette case est petite, mieux je me porte, je vais donc de plus en plus planifier pour éviter cette case.

La nouvelle case “Urgent pour les autres” fonctionne un peu de la même manière, si ce n’est qu’en plus de chercher à déléguer, je peux aussi chercher à repousser la deadline ou me désengager en demandant à la personne si c’est vraiment important pour lui, et si c’est vraiment la date limite.

🔥 Pour aller encore plus loin, on touche ici la notion de l’engagement aux autres. Si vous voulez éviter toutes les tâches non importantes mais urgentes pour les autres, cela vous demandera aussi de réfléchir à deux fois avant de vous engager auprès de votre ami, ou de votre patron, ou de votre grand-mère !

Important pour soi, important à quel niveau

On va faire un petit test : Si je vous dis que vous avez les 60 ans de votre tante le mois prochain, qu’elle prévois une grande fête, et que vous vous entendez bien avec elle et toute la famille, est-ce que son anniversaire un évènement important ?

❓ Si votre ami vous demande de faire un resto dans la semaine, est-ce que c’est un évènement important ?

Il n’y a pas de bonne ou mauvaise réponse, dans le oui ou le non. En revanche la mauvaise réponse peut venir de pourquoi on a répondu oui ou non.

D’après mon expérience, en utilisant la Matrice d’Eisenhower et même en dehors, on a tout à gagner à être le plus honnête possible avec soi-même. Le fait d’écrire noir sur blanc l’anniversaire de votre tante sur “non important” ne veut pas dire que vous n’aimez pas votre tante, ou qu’elle n’est pas importante pour vous. Personne n’est derrière vous pour juger et critiquer vos valeurs. (Dans le cas contraire cette personne n’a rien compris, passez-lui le mot).

Parce que c’est bien ce qui doit orienter notre décision : est-ce que la tâche, l’évènement correspond à mes valeurs hautes, ce qui comptent beaucoup pour moi ?

Il y a une infinité de valeurs qui paraissent justes, ou évidentes, mais pour les classer dans l’ordre d’importance il faut bien qu’il y ait une première… et une dernière. Ça ne fait pas de vous un monstre de ne pas mettre votre tante, ou votre boulot, ou votre argent dans vos valeurs hautes !

Pour vous aider, je recommande de mettre une note entre 1 et 5 sur l’importance de ce qu’il y a dans la colonne “important”. Et pour revenir à la question de l’urgence personnelle, rajoutez aussi une date pour la réalisation qui vous semble la plus appropriée pour vous. Cela vous aidera à éviter de remplir la colonne des choses urgentes pour vous.

À emporter chez soi

On a vu beaucoup de choses dans cet article, notamment en allant de plus en plus loin sur les limites de la Matrice d’Eisenhower. Voilà un petit résumé à emporter chez vous !

  • La matrice d’Eisenhower sert à trier l’Important de l’Urgent dans vos tâches et évènements
  • Elle a une forme de tableau 2×2 avec Important ou non en ligne et Urgent ou non en colonne
  • Chaque case demande de réagir différemment aux tâches présentent :
    • Reportez tout ce qu’il y a dans Non-Important Non-Urgent
    • Déléguez ou Désengagez-vous au maximum du Non-Important Urgent
    • Priorisez aujourd’hui tout ce qui est Important et Urgent
    • Mais préférrez planifier tout ce qu’il y a dans Important Non-Urgent dès que vous aurez le temps
  • Important veut dire que cela rempli vos valeurs hautes, peu importe ce que les autres peuvent en penser, alors soyez honnêtes avec vous-même !
  • Urgent peut vouloir dire que quelqu’un d’autre vous a imposé une date limite, demandez-vous et demandez-lui si c’est vraiment une date limite, et si c’est vraiment important pour lui.

🔥 Tout système demande un certain effort à mettre en place, alors ne vous découragez pas trop tôt, je fais ma rempli Matrice d’Eisenhower globalement toutes les deux semaines et ça m’a permis d’éliminer énormément de tâches inutiles, et beaucoup de stress !

Si vous ne remplissez pas votre emploi du temps, quelqu’un d’autre va le remplir pour vous.

J’espère que cet article vous aidera à vous organiser. En attendant, n’hésitez-pas à partager votre avis en commentaire, à suivre la Newsletter, ou bien à m’envoyer vos réalisations !

Sources

  1. Un super article sur les principes de la Matrice d’Eisenhower et ce qu’elle apporte (l’Organisologie)
  2. L’incontournable mais peu rempli article de Wikipedia
  3. Une super vidéo, comme toujours, de Thomas Frank (en anglais, je vous avais dit qu’il fallait vous y mettre)

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