Comment Tim Ferriss répond à ses mails

Dans La semaine de 4 heures, le livre phare de Tim Ferriss, on y découvre sa stratégie bien à lui pour lutter contre l’invasion de la bureaucratie et des mails dans la vie professionnelle.

Certes les mails sont un bon moyen de communication dans l’entreprise, indirect, permanent et simple. Mais s’il faut 13 mails de questions-réponses pour fixer la date et le programme d’une réunion entre 3 personnes, franchement autant passer un coup de fil. Sans le prévoir par mail bien sûr.

Pour ceux qui ne le connaissent pas, Tim Ferriss est un testeur, un expérimentateur même. Sa seule base de certitude est fondée sur les tests que lui a mené, il a implanté la méthode scientifique à tous les domaines de sa vie (alimentation, sport, travail, finance, relations), c’est très impressionnant. En l’occurence cela lui a permis de faire des choses loufoques, il a par exemple été champion de salsa dans un pays d’Amérique latine, il est devenu maître dans un type de boxe exotique, et il a basé la couverture de son livre par une démarche d’A/B testing maison dans des librairies.

Vous ne savez pas ce que c’est ? Je vous raconte la petite histoire. Tim Ferriss hésite entre plusieurs couvertures différentes pour son livre, laquelle choisir ? Il va se rendre dans plusieurs librairies, il va prendre un livre d’un rayon de développement personnel et mettre une de ses couvertures dessus. Puis il va compter le nombre de fois qu’un client a pris le livre en main après avoir vu la couverture. Il fait la même chose pour toutes les couvertures (l’idéal serait de le faire en même temps dans plusieurs boutiques mais cela demanderait beaucoup plus de logistique), et a simplement sélectionné la couverture qui générait le plus d’attention. Apparemment cela lui a plutôt réussi. C’est le principe de l’A/B testing.

Bref, Tim Ferriss est un cas à part et je vous encourage à regarder ce qu’il fait d’un plus près, que ce soit ses livres ou son poadcast.

Tim Ferriss auteur de La semaine de 4 heures

Son livre présente cette idée, très controversée dans la société occidentale, que nous n’avons pas à travailler huit heures par jour assis sur une chaise pour avoir une vie épanouie. Nous n’avons dans l’idée même pas besoin de travailler au sens commun du terme (salariat) pour réussir sa vie, quelle drôle d’idée !

Mais puisque pour la majorité d’entre nous le travail en tant que salarié est la référence, par envie ou par manque ou par ignorance, ces petits conseils sur une meilleure vie en entreprise sont très intéressants. Revenons-en donc à sa méthode très efficace de gestion de la nuisance administrative.

Au revoir les SPAMs

Il constate qu’il est souvent, très souvent, trop souvent submergé de mails, dont la plupart sont finalement inutiles. Il remarque que toutes ses notifications l’empêchent de se concentrer, et c’est un énorme problème niveau productivité, niveau motivation et niveau santé mentale.

Alors il a décidé qu’il ne répondrait à ses mails que le lundi entre 13h et 14h. Le reste du temps, sa boîte mail est fermée.

Cela peut sembler un peu brutal, le mail est devenu le moyen de communication urgent et rapide aujourd’hui en entreprise, alors que fondamentalement son principe est plutôt similaire à l’envoi d’un courrier par la poste. Sur ce point j’aurai donc tendance à lui donner raison.

Avec ses collègues il a été clair. Pour toutes les urgences et les questions, il demande à ses subalternes de d’abord poursuivre une piste de réflexion eux-mêmes, essayer des choses, et sans résultat au bout d’une heure de lui envoyer un mail avec leurs pistes de réflexion et de passer à autre chose en attendant. Il ne répond qu’aux mails précis et lorsqu’une démarche a déjà été lancée (et il n’y répond que le lundi bien entendu).

Un manager absent ?

Certains d’entre nous pourront avoir les dents qui grincent à l’idée d’un collègue qui ne répond jamais à ses mails, ça doit être une catastrophe au bureau ! Et bien curieusement non, son expérience se déroule très bien et elle a même améliorée la qualité de travail de certains de ses collègues.

La majorité de cette “urgence” au travail vient simplement du fait que beaucoup de personnes cherchent des réponses d’abord auprès des autres plutôt qu’en cherchant eux-mêmes. Comme Jean-Pierre Foucault vous le dirait, vous n’avez droit qu’à un appel à un ami. Alors pourquoi est-ce devenu un réflexe ? La paresse, la dé-responsabilisation, le manque d’intérêt…

Toujours est-il qu’avec sa méthode Tim a complètement bloqué ce genre de comportements dans son bureau. Ses collègues ont repris un peu le goût de la débrouillardise et ont reconsidéré la valeur de leur travail par rapport à celui des autres. Notre travail nous paraît souvent beaucoup plus important qu’il ne l’est objectivement. C’est souvent ce que je réponds lorsque l’on me harcèle pour un document adminsitratif “extrêmement urgent” que j’ai rempli déjà deux fois et où il manque juste la mention “lu et approuvé” au-dessus de la signature.

Mais que se passe-t-il lorsqu’il y a une vraie urgence ? Et que Tim ne répond que le lundi ?

Ils n’ont qu’à venir lui parler en personne, ou bien l’appeler. Il a simplement réduit à un niveau normal la sensation d’urgence de ses collègues. Tout cela a finalement permis d’augmenter sa crédibilité, puisqu’il n’intervient plus que sur des problèmes réellement importants et pour lesquels la personne en face est réellement impliquée et a réellement besoin d’aide.

La solution “je regarde mes mails que le lundi de 13h à 14h” a finalement l’air de porter ses fruits. Attention cependant à la façon dont on la met en place, puisque c’est un fonctionnement qui doit être partagé et respecté par ses collègues. S’ils ne comprennent pas le pourquoi du comment, cette méthode risque tout simplement de générer des tensions inutiles.

Personnellement, je suis partisan de l’ouverture de la boîte mail une fois par jour, à un moment où je l’ai choisi. Plus éventuellement quand je dois moi-même envoyer des questions.

Gmail permet aujourd’hui de répondre aux mails en mode hors-ligne. Vous pouvez taper vos réponses dans l’avion ou le train sans wifi, et vos mails seront envoyés lorsque vous vous reconnecterez. C’est un outil assez utile pour désynchroniser le temps de réponse de votre moment de travail et permet de remplir par exemple un temps mort.

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